Werkwijze
We willen dat ons werk kwaliteit heeft. Dat vraagt om goede en gemotiveerde onderzoekers. En om het gebruik van zorgvuldige en goede methoden. Om dat laatste te bereiken, werken we volgens de regels van een kwaliteitshandvest.
>> Bekijk ook: Algemene werkwijze
>> Bekijk ook: Algemene voorwaarden
>> Bekijk ook: Informatieverstrekking aan de rekenkamer
Uitgangspunten werkwijze
De gedachte achter onze werkwijze staat in een Reglement van orde. We voeren onze onderzoeken uit vanuit een onafhankelijke opstelling en met een brede blik. We doen dit op een kwalitatief hoog niveau met de noodzakelijke inhoudelijke en methodische flexibiliteit. En daarbij hebben we aandacht voor de wijze waarop het onderzoek bruikbaar kan zijn voor de raad om haar functie goed te kunnen vervullen.
>> Bekijk ook: Algemeen ondermandaatbesluit, ondervolmachtbesluit en mandaatbesluit directeur Gemeenschappelijke Rekenkamer Metropool Amsterdam.
Het kwaliteitshandvest
Al onze werkzaamheden moeten voldoen aan de kwaliteitseisen die zijn vastgelegd in een kwaliteitshandvest. Daarin staat onder andere dat er een gedragscode is waaraan alle medewerkers zich moeten houden.
De stappen in het onderzoek
Bij elk onderzoek worden de volgende stappen doorlopen:
- De keuze van het onderwerp
- Voorbereiding van het onderzoek
- Uitvoering van het onderzoek
- Verwerking feitelijk wederhoor
- Verwerking bestuurlijke reactie
- Publicatie en nazorg
1. De keuze van de onderwerpen
We kiezen onze onderzoeksonderwerpen bij het vaststellen van het jaarlijkse onderzoeksprogramma. Soms kan de actualiteit een reden zijn om af te wijken van dit programma. Ook kan de raad een verzoek indienen om een onderzoek uit te voeren. Dat zal meestal worden gehonoreerd, hoewel we kunnen besluiten om niet op een verzoek in te gaan. Een afwijzing van een verzoek moet wel worden gemotiveerd.
2. Voorbereiding van het onderzoek
Soms voeren we eerst een afzonderlijke verkenning uit, voordat we besluiten een daadwerkelijk onderzoek te starten. Uiteindelijk maken we voor ieder onderzoek een onderzoeksopzet. Met die opzet informeren we de onderzochte dienst of organisatie over het onderzoek, en over wat van hen wordt verwacht bij de uitvoering ervan.
3. Uitvoering van het onderzoek
Op basis van de onderzoeksopzet en de afspraken die we met de onderzochte dienst of organisatie hebben gemaakt, verzamelen we gegevens via bijvoorbeeld dossier- en documentenonderzoek, interviews en enquêtes. Indien er voldoende informatie is verzameld om de onderzoeksvragen te kunnen beantwoorden, stellen we de nota van bevindingen op.
4. Feitelijk wederhoor
We sturen de nota van bevindingen aan de verantwoordelijke ambtenaren met het verzoek om eventuele feitelijke onjuistheden te melden. Dit commentaar verwerken we. We informeren de betrokken ambtenaren over de wijze waarop dat gebeurd is. En we maken het onderzoeksrapport af.
5. Bestuurlijke reactie
Op basis van het onderzoeksrapport maken we een bestuurlijk rapport, waarin de samenvatting van de bevindingen en de conclusies staan. In het bestuurlijk rapport staat ook een analyse met de aanbevelingen. We sturen het onderzoeksrapport en het bestuurlijk rapport aan de betrokken bestuurders met het verzoek hierop te reageren. Deze bestuurlijke reactie en ons nawoord nemen we integraal op in het bestuurlijk rapport.
In 2020 hebben we met het presidium (namens de raad) en de gemeentesecretaris (namens het college van B en W) afspraken gemaakt over de bestuurlijke reactie en het maken van een plan van aanpak voor de opvolging van de aanbevelingen.
6. Publicatie en nazorg
We maken de eindrapportage openbaar, eventueel samen met een persbericht of -presentatie. Met de verschillende gemeenteraden en deelraden zijn afspraken gemaakt over de wijze van behandeling. Tot 2019 beoordeelden we enige tijd na publicatie of de toezeggingen van de betrokken bestuurders daadwerkelijk zijn uitgevoerd. Deze resultaten rapporteerden we toentertijd in een afzonderlijk vervolgonderzoek.