Reacties op moties en schriftelijke vragen

 Voor zover wij het kunnen overzien geeft het college altijd een reactie op de moties en schriftelijke vragen die de raad stelt. Het feit dat raadsleden maar weinig aanvullende vragen stel­len na beantwoording duidt op het redelijk functioneren van de raads­instrumenten. Wel vraagt de afhandelingtermijn van vragen en moties aandacht. Van de schriftelijke vragen, die de raad stelt, wordt minder dan een kwart binnen de afgesproken termijn beantwoord. Van de door ons onderzochte moties bleek minder dan 10% tijdig door het college te zijn afgehandeld. Een duidelijke hoofdoorzaak voor deze vertraging hebben we in ons onderzoek niet gevonden. Wel worden onvoldoende voortgangsbewaking, de beantwoordingtermijn die onvoldoende ruimte biedt voor afstemming en onderzoek, ambtenaren die onbekend zijn met het proces van afdoening of een beantwoording die dermate politiek is, dat besluit­vorming in het college nodig is, als oorzaken genoemd. Op dit moment leiden de bevindingen van deze verkenning niet tot de beslissing om nader onderzoek te doen.  

 De afhandelingtermijn functioneert op dit moment als een streefdatum, zonder dat overschrij­ding daarvan gevolgen heeft. Volgens de rekenkamer dient er bewuster met de afhande­ling­termijn omgegaan te worden. Ze doet daarvoor een aantal suggesties. Zo kan er meer variatie aangebracht worden in de termijnen waarin moties of vragen worden afgehandeld. De raadsleden kunnen dat al bij de indiening ervan aangeven, maar ook het college kan dat doen. Betere coördinatie in het proces van beantwoording kan tot meer inzicht leiden in de voortgang van zowel lopende als afgeronde reacties van het college. Dit kan het beant­woordingproces versnellen. Zowel de diensten als de griffie kunnen hierbij een rol spelen.  

 Het college onderschrijft de conclusie en herkent zich in de genoemde oorzaken. Het college zal bevorderen dat op ambtelijk niveau maatregelen worden genomen om de oorzaken weg te nemen. Ook wil het hierover overleggen met het presidium van de gemeenteraad. 

 Ja, de rekenkamer adviseert de gemeenteraad om er op toe te zien of de te nemen maatregelen er voor zorgen dat de afhandeling van moties en schriftelijke vragen meer binnen de gestelde termijnen plaatsvindt. Ze suggereert aan de gemeenteraad om met het college de afspraak te maken dat het een plan opstelt, waarmee stapsgewijs de situatie ontstaat dat 90% van de afhandeling binnen de afgesproken termijnen plaatsvindt en overschrijdingen slechts incidenten zijn. Een eerste stap kan dan zijn dat volgend jaar minstens 50% van de moties en vragen binnen de gestelde termijn wordt afgehandeld. 

 Het aantal schriftelijke vragen en moties is in de afgelopen jaren gestegen en de beantwoording liet vaak lang op zich wachten. In deze verkenning wilde de rekenkamer onderzoeken hoe het proces is georganiseerd en welke verbeteringen er eventueel mogelijk zijn. 

 
1) Welke raadsinstrumenten zijn er in de gemeente Amsterdam?
2) Welke termijnen gelden in Amsterdam voor het uitvoeren van aangenomen moties en de beantwoording van schriftelijke vragen?
3) Hoe vaak zette de gemeenteraad van Amsterdam in de afgelopen raadsperiode (2010-2014) de verschillende instrumenten in?
4) Hoe verloopt de uitvoering van aangenomen moties en de beantwoording van schriftelijke vragen in de gemeente Amsterdam?
a. Hoeveel van de in 2013 en 2014 aangenomen moties en schriftelijke vragen zijn er in Amsterdam tijdig uitgevoerd, respectievelijk beantwoord?
b. Op hoeveel van de in 2013 en 2014 gestelde schriftelijke vragen en aangenomen moties volgde een relevant antwoord?
5) Wat zijn mogelijke verklaringen voor overschrijdingen van de beantwoordingtermijn?