Evaluatie en verantwoording: slordige en inadequate verantwoordingsinformatie
Evaluatie en verantwoording
Over het thema Evaluatie en verantwoording
Door te evalueren en verantwoording af te leggen over gevoerd beleid kijkt een gemeente terug. Het systematisch evalueren van beleidskeuzen en beleidsuitvoering is essentieel om te weten in hoeverre de beoogde doeleinden zijn bereikt en of de gestelde kaders daarbij zijn gerespecteerd. Zo kan het bestuur leren van het verleden en verbeteren waar nodig. Terugkijken heeft ook een belangrijke democratische betekenis: het biedt de mogelijkheid om je als bestuur te kunnen verantwoorden aan politiek en samenleving. Hoewel evalueren belangrijk is en verantwoording door het bestuur een cruciale publieke waarde, gaat het in de praktijk daarmee niet altijd goed.
Over het thema Evaluatie en verantwoording
Door te evalueren en verantwoording af te leggen over gevoerd beleid kijkt een gemeente terug. Het systematisch evalueren van beleidskeuzen en beleidsuitvoering is essentieel om te weten in hoeverre de beoogde doeleinden zijn bereikt en of de gestelde kaders daarbij zijn gerespecteerd. Zo kan het bestuur leren van het verleden en verbeteren waar nodig. Terugkijken heeft ook een belangrijke democratische betekenis: het biedt de mogelijkheid om je als bestuur te kunnen verantwoorden aan politiek en samenleving. Hoewel evalueren belangrijk is en verantwoording door het bestuur een cruciale publieke waarde, gaat het in de praktijk daarmee niet altijd goed.
Slordige en inadequate verantwoordingsinformatie
Wat is het probleem?
De gemeenteraad is voor het uitvoeren van zijn kaderstellende en controlerende taak afhankelijk van informatie de hij ontvangt van het college. De kwaliteit van de verstrekte verantwoordingsinformatie schiet nog wel eens tekort. In onze onderzoeken zien we met regelmaat dat informatie aan de raad onvoldoende begrijpelijk, juist, toegankelijk, hanteerbaar of volledig is. Sporadisch komen we tegen dat informatie inadequaat wordt gepresenteerd, waardoor de raad uiteindelijk onaangenaam wordt verrast door iets dat bij het college al langer bekend was.
Hoe kan het beter?
- Denk systematisch na over hoe en waarover de raad geïnformeerd moet worden.
- Informeer de raad aan de hand van een vaste systematiek
- (Afspraken over) een systematische rapportage werkt ook disciplinerend richting de organisatie.
- Besteedt niet alleen aandacht aan ontwikkelingen op (losse) indicatoren maar ook aan onderzoek en analyse om ‘het verhaal’ van het beleidsterrein te vertellen.
Projecten
Jeugdhulp in Zaanstad (2020). De raad ontving niet-juiste informatie over kosten voor specialistische jeugdhulp, over oorzaken voor oplopende kosten en over de uitvoering van beheersmaatregelen. Ook ontving de raad niet-onderbouwde informatie. Hierdoor is het voor de raad moeilijk om exact te begrijpen wat de financiële situatie is, waardoor die wordt veroorzaakt en wat effecten van genomen beheersmaatregelen zijn.
Grip op samenwerkingsverbanden Zaanstad (2017). De informatie die de raad over samenwerkingsverbanden en verbonden partijen ontvangt is niet altijd volledig, juist en actueel. Door gebrek aan overzicht, slordigheden en het geregeld ontbreken van actuele informatie is het voor de raad moeilijk om haar taak adequaat uit te kunnen uitoefenen.
Inhuur met beleid (2017). Raadsleden kunnen zich geen goed beeld vormen van de omvang en samenstelling van de externe inhuur en kunnen de relevante ontwikkelingen daarvan niet goed volgen. Door gebrekkige beschrijvingen van inhuurcijfers en slordigheden bij het verwijzen naar eerdere cijfers, zijn de doeltreffendheid en doelmatigheid van het beleid voor de raad moeilijk vast te stellen.
Wachten op opvang (2017). In de bestuursrapportage Wmo wordt niet in alle cijfers een uitsplitsing gemaakt tussen maatschappelijke opvang en beschermd wonen, waardoor het lastig is om zicht te houden op hoeveel cliënten zich waar bevinden. Bovendien is de informatie over de capaciteit onvoldoende betrouwbaar.
Afval Energie Bedrijf (2015). Beschikbare informatie werd bij het verzelfstandigingsproces niet altijd adequaat gebruikt en werd onvoldoende afgewogen in de raadsvoordrachten verwerkt.
Informatiewaarde van de begroting (2014). De gemeenteraad en de gemeentelijke diensten hanteren niet dezelfde uitgangspunten doordat 40% van de onderzochte indicatoren in de gemeentebegroting afwijkt van die in de dienstbegrotingen. De belangrijkste redenen zijn slordigheidsfouten, actualisering van het beleid en het niet overnemen van door de raad gewenste indicatoren door de bestuursdienst.
Jeugdhulp in Zaanstad
- Bestuur en ondersteuning
- Financieel beheer
- Niet-financiële bedrijfsvoering
- Sociaal domein
- Wmo en zorg
Jeugdhulp in Zaanstad
Over het onderzoek
Sinds 2015 zijn de gemeenten verantwoordelijk voor jeugdhulp. Eerder waren dit de stadsregio en het Rijk. Door deze verandering zou het aanbod van jeugdhulp eenvoudiger, efficiënter en effectiever worden. Ook zou het financieel voordelig zijn. In het najaar van 2018 bleek dat de kosten voor de jeugdhulp in Zaanstad erg opliepen. Inmiddels heeft de jeugdhulp in Zaanstad een tekort van € 3,9 miljoen. In dit onderzoek willen we laten zien hoe dit tekort is ontstaan en wat de gemeente ertegen wil doen. Ook onderzoeken we hoe de gemeente Zaanstad is omgegaan met de aanbevelingen van ons onderzoek uit 2015.
De resultaten
De gemeente Zaanstad heeft het tekort op de jeugdhulpverlening in 2018 niet goed in beeld. Het college heeft eerder aan de raad een tekort van € 3,9 miljoen gemeld. Wij komen op een tekort van € 5,9 miljoen. We concluderen verder dat de gemeente onvoldoende zicht heeft op de oorzaken voor de tekorten op de jeugdhulp. Dit komt doordat de ontwikkeling van het gebruik van en de kosten voor specialistische jeugdhulp niet goed in beeld zijn.
Wachten op opvang
- Sociaal domein
- Wmo en zorg
Wachten op opvang
Over het onderzoek
In Wachten op opvang onderzochten we twee opvangketens: opvang van dak- en thuisloze (maatschappelijke opvang) en beschermd wonen. In Amsterdam hebben in 2016 ten minste 1.612 daklozen zich gemeld bij de gemeente om toegang te krijgen tot maatschappelijke opvang. Voor beschermd wonen meldden hulpverleners 1.246 cliënten aan. Niet iedereen die zich meldt krijgt ook toegang tot opvang. En als is besloten dat cliënten recht hebben op opvang, moeten zij in de praktijk vaak wachten op een plaats in een voorziening. We onderzochten in hoeverre het gemeentebestuur een adequate toegang realiseerde tot de opvang voor (dreigend) dak- en thuislozen. En in hoeverre dit bestuur in voldoende mate de belemmeringen wegnam om uit de opvangketen in-, door- en uit te stromen.
De resultaten in 2017
Het college spant zich in om de maatschappelijke opvang en het beschermd wonen op passende en integrale wijze te bieden aan iedereen die daar recht op heeft. In 2016 werden ruim 3.500 mensen opgevangen. Toch is het voor daklozen en mensen met een psychiatrische problematiek niet eenvoudig om een opvangplaats te krijgen die past bij hun situatie. Het toegangsproces is complex en door gebrek aan opvangplaatsen moeten zij gemiddeld een jaar wachten. Verandert hun situatie op enig moment nadat ze geplaatst zijn, dan worden cliënten opnieuw op een wachtlijst gezet. Het college heeft geen zicht op de effectiviteit van de ondersteuning en door het vele wachten en de tekortschietende ondersteuning wordt de zorg nodeloos duur en kunnen mensen hun situatie niet verbeteren.
Grip op samenwerkingsverbanden Zaanstad
- Bestuur en ondersteuning
- Deelnemingen en samenwerking
- Externe dienstverlening
Grip op samenwerkingsverbanden Zaanstad
Over het onderzoek
Gemeenten voeren steeds meer taken uit in samenwerking met anderen. Dit maakt het voor raadsleden lastig om overzicht en grip te houden op de samenwerkingsverbanden. We onderzochten hoe dit in Zaanstad is.
De resultaten
Wij concluderen dat het Zaanse college de raad op voldoende wijze ondersteunt en de raad overwegend grip heeft op samenwerkingen. Het kan echter beter. Er wordt nog niet gebruikgemaakt van alle mogelijkheden. We hebben vier aanbevelingen voor het college en drie voor de raad.
Inhuur met beleid
- Bestuur en ondersteuning
- Financieel beheer
Inhuur met beleid
Over het onderzoek
De discussie over externe inhuur en de wens tot regulering speelt bij verschillende gemeenten. Dit geldt ook voor Amsterdam. Regulering is lastig omdat gemeenten te maken hebben met meer taken, terwijl er ook een streven is naar compacte en flexibele organisaties. Bij veel gemeenten is er ook met een mismatch tussen personeelsvraag en –aanbod door uitstroom van ervaren medewerkers, vacaturestops en een lage interne doorstroom. Door deze ontwikkelingen en de publieke en politieke aandacht voor externe inhuur wordt de bestuurlijke afweging om al dan niet in te huren complex. Met Inhuur met beleid wilden we inzichtelijk maken hoe het gemeentebestuur handelt op het gebied van externe inhuur.
Resultaten in 2017
De hoofdconclusie is dat in de gemeente Amsterdam nog geen sprake is van integraal en samenhangend inhuurbeleid. Het huidige beleid is te typeren als onvolkomen, complex en warrig. We doen vijf aanbevelingen om het beleid te verbeteren. En om een adequate informatievoorziening te realiseren, zodat in de toekomst doelmatige en doeltreffende inhuur wel mogelijk is, en kan worden gecontroleerd.
Afval Energie Bedrijf
- Bestuur en ondersteuning
- Deelnemingen en samenwerking
- Economie
- Economie
Afval Energie Bedrijf
Over het onderzoek
De gemeente Amsterdam heeft per 1 januari 2014 het Afval Energie Bedrijf (AEB) Amsterdam verzelfstandigd. In de loop van 2014 meldde de directie dat de financiële resultaten tegenvielen. Hierdoor moest de gemeente de dividendverwachtingen naar beneden bijstellen. Ook heeft zij de waarde van het Afval Energie Bedrijf afgewaardeerd. Deze tegenvallende resultaten waren voor de gemeenteraad aanleiding om ons te verzoeken onderzoek te doen. We onderzochten of het besluitvormingsproces van de verzelfstandiging adequaat is geweest.
De resultaten in 2015
We concluderen dat de gemeente het verzelfstandigingsproces heeft onderschat. De besluitvorming door de raad heeft onder tijdsdruk plaatsgevonden. Er is onvoldoende rekening gehouden met branche- en bedrijfsspecifieke omstandigheden. De historische resultaten van het AEB zijn onvoldoende geanalyseerd, Bij de gemeente ontbreekt de expertise om de prognoses goed te beoordelen. De risico’s van de transitieprojecten zijn bekend, maar zijn onvoldoende gecommuniceerd. Ten tijde van het verzelfstandigingsproces was al duidelijk dat afwaardering van het bedrijf noodzakelijk was, maar de waarde van AEB op de openingsbalans is niet naar beneden bijgesteld. We denken dat het tekortschietend besluitvormingsproces echter geen invloed heeft gehad op de beslissing om AEB te verzelfstandigen. Een beter besluitvormingsproces had wel een beter inzicht opgeleverd in de haalbaarheid van de verschillende transitieprojecten en waarde van het AEB ten tijde van de verzelfstandiging.
Informatiewaarde van de begroting (2014)
- Begroting en rekening
- Bestuur en ondersteuning
Informatiewaarde van de begroting (2014)
Over het onderzoek
In 2013 onderzochten we of de nieuwe opzet van de begroting van de gemeente Amsterdam niet ten koste is gegaan van de informatiewaarde van de begroting. En in 2014 voerden we dit verdiepende onderzoek uit. We onderzochten de betekenis van de indicatoren uit de programmabegroting voor de bedrijfsvoering van de diensten DIVV en DMO. Daarnaast hebben we gekeken of een buurtbegroting, zoals in stadsdeel Oost werd opgesteld, de informatiewaarde zou kunnen verhogen.
Resultaten in 2014
Onze hoofdconclusie is dat de indicatoren uit de gemeentelijke P&C-cyclus over het algemeen redelijk aansluiten op de bedrijfsvoering van de diensten. De diensten leveren deze indicatoren zelf aan. Voor het volgen van de beleidsuitvoering worden geen of weinig aanvullende indicatoren gebruikt. De beleidscycli op de verschillende beleidsterreinen volgen veelal wel een ander ritme dan het programakkoord. Daarnaast concluderen we dat de gepresenteerde meetresultaten meestal betrouwbaar waren, maar dat het geregeld voorkomt dat de meetresultaten niet op tijd beschikbaar zijn om in de jaarrekening te worden opgenomen. Hierdoor staan in de jaarrekening niet altijd de meest actuele cijfers.